Les protocoles sanitaires dans nos locaux
Pendant toute la période de la crise sanitaire, la Caf de la Loire a mis en œuvre des protocoles sanitaires sur l’ensemble de ses sites (siège, sites extérieurs, centre social et établissement d’accueil du jeune enfant) et pour l’utilisation de ses véhicules.
Les dispositifs de protection des salariés et des allocataires
Des distributeurs de gel hydroalcoolique, de désinfectants de surface et d’essuie-mains ont été installés sur tous les sites et sont approvisionnés régulièrement.
Les bureaux d’accueil et les espaces de restauration ont été équipés de plexiglas.
Des masques ont été fournis à l’ensemble des salariés (y compris des masques inclusifs pour les personnels de la crèche). Des visières ont également été prévues pour certains personnels.
La mise en place de jauges
Des jauges ont été mises en place dans les différents espaces collectifs : open spaces, salles de réunion, salles de restauration, ascenseurs…
Les consignes sanitaires
Des vidéos de présentation des consignes sanitaires ont été diffusées à l’ensemble du personnel, via l’intranet, la page web dédiée (Cf. ci-dessous) et les écrans dynamiques.
Un affichage présente les gestes barrières dans les bureaux et dans les zones d’accueil et une signalétique spécifique précise les sens de circulation.
Une nouvelle organisation
Le télétravail généralisé
La crise sanitaire et des confinements successifs ont conduit à une généralisation du télétravail pour assurer la continuité du service à l’allocataire que ce soit en matière de traitement des dossiers, d’accompagnement social ou de relation de service.
Cette généralisation s’est accompagnée de l’assouplissement des règles de gestion des temps de travail notamment pour les parents qui devaient prendre en charge leur(s) enfant(s) pendant la fermeture des écoles.
Un fonctionnement en “poste” a été mis en place permettant de doubler l’utilisation des connexions possibles à distance. Le service informatique a assuré l’assistance de l’ensemble des utilisateurs.
La généralisation du télétravail a nécessité le déploiement de matériels. Il a été assuré par les services Informatique et Environnement du travail. Les salariés ont été équipés d’un double écran à domicile pour bénéficier du même confort de travail que sur site. Des casques et Webcam ont également été fournis au fur et à mesure des approvisionnements.
Un avenant télétravail
Un avenant télétravail a été signé en juillet 2020 pour assouplir les règles en vigueur au sein de l’organisme. L’extension du télétravail lors du confinement a en effet démontré que de nombreuses activités pouvaient être efficacement réalisées à distance.
L’adaptation du management des équipes
Cette nouvelle organisation, intégrant des périodes de travail à distance total ou partiel, avec des équipes éclatées géographiquement et connectées sur des plages horaires variées, a nécessité l’adaptation du management. Pour accompagner les managers, de nombreux webinaires leur ont été proposés.
Des échanges dématérialisée
La mise en place d’une page Web pour garder le lien
Une page Web spécifique a été réalisée pour garder le lien avec l’ensemble des salariés de la Caf à un moment où tous ne pouvaient pas se connecter au réseau professionnel.
Via cette page, les salariés pouvaient prendre connaissance des actualités relatives aux mesures sanitaires, des consignes en matière de télétravail, des notes de service, des comptes -rendus des instances, des conseils portant sur la qualité de vie au travail (posture de travail, conseils en matière d’organisation exercices oculaires…), des informations concernant les permanences de l’assistante sociale du personnel et les dispositifs de soutien psychologique, etc.
Cette page a également permis à la directrice de s’adresser régulièrement à l’ensemble des agents par vidéo.
Pour inciter l’ensemble du personnel à la consultation de cette page et veiller à ce que les informations essentielles soient bien prises en compte, un mail signalait les mises à jour les plus importantes. Pour ce faire, le service RH assurait la mise à jour régulière des coordonnées des salariés.
En complément de cette page web, une boîte mail a créée pour répondre aux questions des salariés en période de crise sanitaire. Les réponses sont apportées par le service RH.
La dématérialisation de supports RH
La distribution de documents et autres supports papier ayant été rendue très difficile pendant le confinement de nouvelles solutions ont été trouvées. Ainsi, les bulletins de salaires ont été dématérialisés (sauf souhait contraire de l’agent), la carte restaurant a remplacé les chèques restaurant papier et les questionnaires liés aux campagnes annuelles (temps partiels, télétravail, coworking, demandes des médailles du travail…) ont été réalisées par voie dématérialisée via Forms. De plus, la signature électronique est désormais utilisée pour les contrats de travail.
Le développement des nouvelles technologies
Le déploiement accéléré des outils office 365
Même si le déploiement des outils collaboratifs avait débuté en 2019, le confinement a accéléré la démarche. L’outil Teams a été fortement utilisé. Les différents services ont pu organiser leur “Teams de service” pour échanger et stocker des documents.
Des webinaires d’accompagnement à la prise en main des nouveaux outils ont été proposés à l’ensemble des agents.
Le déploiement des outils collaboratifs s’appuie sur la démarche de transformation numérique interne (TNI) pilotée par les référents TNI de la Caf.
La mise en place des facilitateurs numériks
A l’automne 2020, 32 facilitateurs numériks ont pris leur fonction. Présents dans chaque service, ils facilitent la diffusion des nouveaux usages des outils collaboratifs en intervenant au plus près des utilisateurs. Ils recueillent également les besoins ce qui permet d’adapter les dispositifs d’accompagnement.
Retrouverez 3 de nos facilitateurs sur Linkedin : Benjamin, Noémie et Sabrina